Hoe kunnen we een stevige impuls geven aan een duurzame verbetering van de kwaliteit en veiligheid van onze persoonsgerichte zorg? Deze vraag stelt De Zorggroep sector Dementie en NAH (Niet Aangeboren Hersenletsel) zich in 2016 af. Ze start een traject, waarin visie, beleid, bedrijfsvoering en professionele ontwikkeling elkaar dienen te versterken om ‘de bedoeling’ te realiseren. Het succes van dit traject begint bij de mensen die erbij betrokken zijn. Hoe maak je met hen datgene wat op papier is uitgewerkt, daadwerkelijk werkend in de praktijk?

Twee nieuwe functies
De Zorggroep biedt verpleging en verzorging aan cliënten van alle leeftijden in Noord- en Midden-Limburg. De organisatie heeft diverse woon- en zorgcentra en biedt tevens zorg bij cliënten thuis. De activiteiten zijn verdeeld over drie sectoren: Somatiek, Extramurale Zorg en Dementie/NAH.
De sector Dementiezorg/NAH wil haar werkzaamheden nog meer in dienst stellen van het welbevinden en de kwaliteit van leven van de cliënten. Toen wij betrokken raakte was de visie en het beleid om dit te bereiken op orde en uitgewerkt. Maar hoe vertaal en borg je dit vervolgens naar de dagelijkse praktijk? Hoe dit te realiseren en te borgen? De organisatie koos voor een tweelagenstructuur met twee nieuwe functies: teammanager en teamcoach. In de aanloop naar en de implementatie van deze nieuwe structuur hebben wij ons vooral gericht op de transitie van de teams. Immers, zij zijn het hart van het bedrijf en stonden voor de uitdagende ontwikkelopdracht om te ontwikkelen naar professionele teams met meer eigen regie en verantwoordelijkheid. Om vandaaruit een stevige impuls te geven aan de verbetering van de kwaliteit en veiligheid.

Van teamleiders naar teamcoaches
Een essentiële stap in het proces was het benoemen van een aantal teamleiders tot teamcoaches. Zij kregen handvatten rond vier speerpunten: Ken jezelf, Ken de ander, Ken je vak en Ken de context. Het verdiepen en vergroten van eenieders zelfbewustzijn aan de hand van de Discover Potentieel analyse bleek een belangrijke succesfactor. Wie ben ik? Wat is mijn gedrag? Wat zijn mijn drijfveren en talenten? En hoe zet ik die in, in mijn nieuwe rol? Inzicht in wat jij kunt ondernemen om vanuit jouw persoonlijkheid van een nog grotere betekenis te zijn voor de teams die je ondersteunt; Ken jezelf. Vervolgens hebben we met behulp van het Discover Teamwiel gekeken naar het team van teamcoaches, hun eigen groepsproces; Ken de ander. Deze mensen hadden nog nooit zo intensief met elkaar samengewerkt en stonden tezamen voor de uitdaging de nieuwe rol in de veranderde context vorm te geven; Ken de context. Vragen die aan bod kwamen zijn onder meer: Wat is mijn reikwijdte als teamcoach en waar eindigt mijn verantwoordelijkheid? Welke ontwikkelingen in de zorg zijn actueel en welke invloed hebben ze op de zorgteams? En hoe speel je daar als teamcoach op in? Ken je vak vraagt om het doorbreken van oude patronen en het aanreiken van vaardigheden die de teams ondersteunen in het zelfstandig werken. Met dergelijke vragen gingen we aan het werk tijdens gezamenlijke themabijeenkomsten. Ook boden we de teamcoaches persoonlijke coaching. En verzorgden we intervisie, waarin de teamcoaches aan de hand van concrete casuïstiek met elkaar in gesprek gingen om samen een verdiepingsslag te maken, te leren en zich te ontwikkelen, als professional én als mens.

De missie van de teammanagers
Min of meer parallel liep het traject met de nieuw aangestelde teammanagers. Hun voornaamste missie was de organisatie te voorzien van een stevig fundament dat wordt gevormd door de mensen. We citeren: ‘door opgewerkte competente professionals in een hecht samenwerkend multidisciplinair team’. Met andere woorden: we werkten aan teamontwikkeling als basis voor organisatieontwikkeling.
In de transitie kwamen de teammanagers stevige dilemma’s tegen rond onderwerpen als formatie en ziekteverzuim. Hoe ga je daar als teammanager mee om, ook in relatie tot de teamcoaches en de zelfstandige teams? Dat vraagt om helder leiderschap. Vanuit dit vertrekpunt hebben we de teammanagers eveneens een ontwikkeltraject aangeboden, op basis van dezelfde vier speerpunten als bij de teamcoaches. Naast themabijeenkomsten boden we ook hier persoonlijke coaching en intervisie. Door de teammanagers meer inzicht te geven in zichzelf, hun gedrag, drijfveren en talenten en hen persoonlijk te ondersteunen in hun functie, hebben we hen geholpen daar ook zelf op te gaan sturen. Verder hebben we een analyse gemaakt van de onder de teammanagers aanwezige kwaliteiten en hoe je die samen kunt inzetten om een sterk managementteam te vormen.

Omvangrijk en succesvol
In anderhalf jaar tijd hebben wij de nieuw aangestelde teammanagers wegwijs gemaakt in hun rol, de voormalige teamleiders geholpen teamcoach te worden en de teams ondersteund in het meer zelfstandig werken. Het was een omvangrijk project met 120 teams die allemaal de transitie in gingen. Mensen kregen binnen de organisatie een andere functie en een leerproces was onvermijdelijk. Door gedurende het ontwikkeltraject aandacht te schenken aan de genoemde vier speerpunten, hebben alle betrokken zich echt ondersteund gevoeld. Dat onze inzet een succes is geworden, is wat ons betreft ook te danken aan de bereidheid van de mensen bij de Zorggroep om zich daadwerkelijk open te stellen voor reflectie en feedback. Ze hebben de veranderopdracht echt omarmd. Onze attitude was te allen tijde respectvol en oordeelvrij. We hebben de mensen bovenal in hun eigen kracht gezet. Zij hebben inzicht gekregen in zichzelf, in elkaar, en oog ontwikkeld voor een samenwerking waarin iedereen zichzelf kan zijn. Immers, een groep gedijt beter als alle leden durven te zijn wie ze werkelijk zijn! Al met al hebben zij zich vertrouwd en veilig gevoeld om te leren en zich te ontwikkelen in hun nieuwe functie.

Dat onze inzet een succes is geworden, is te danken aan de bereidheid van de mensen bij de Zorggroep.

Onze teamwerk
Ik werkte in deze opdracht samen met Karen Achterberg – van Schoonhoven, partner bij Collegamento. Vol enthousiasme zijn wij het traject samen aangegaan. Ieder vanuit eigen expertise, ervaring en persoonlijkheid. We zijn verschillend en daarmee buitengewoon aanvullend, desondanks slaagden we er telkens in onze krachten te bundelen. Waar Marieke de programma’s voorbereidde en de diepgang zocht, bracht Karen het terug naar breder perspectief. Als de een vol enthousiasme en optimisme was, was de ander bewust wat nuchterder en realistischer. Of als een van ons oog op het proces had, bracht de ander de resultaatgerichtheid in. De beweging die de teamcoaches hadden te maken van leiderschap naar coaching, was een hardnekkige en diende zich regelmatig aan. Op constructieve, inspirerende en spiegelende wijze hebben we hen hierin begeleid. Dat vroeg een flinke dosis geduld en doorzettingsvermogen. En voor de teammanagers is het een uitdaging tijd vrij te blijven maken voor reflectie en groei.

Kortom, een gaaf traject zowel in samenwerking met De Zorggroep als met elkaar. Smaakt wat ons betreft naar meer!